システム発注時にはRFPを作る

2009年にも同様のエントリを書いていたw
見積依頼する前にRFPを作成しよう

昔も今も変わらないものがある

ソフトウェア業界は年々分野が増えて来ており、
開発の段取り的なことは同じ軸では語れません。

しかしながら、発注の一発目にやるべきことは、まったく変わっていません。
なにをやるかというと、RFPを作ること。
もちろん、作るのは発注者ですよw

RFPは全ての起点

RFP(あーるえふぴー)=Request For Proposal=提案依頼書

簡単に言うと、作ってほしいシステムの条件(要求)を書いたもの。

RFPを読んだベンダーがシステム提案書を作るのが王道の流れです。
ベンダーにまる投げではいいものなど出来ないわけです。

RFPを書くことで、要求仕様が明確になることに自ら気が付きます。
何が最優先事項なのかも重要です。
価格・機能・納期・品質・予算消化なのか?
発注者にも事情があるでしょうから、それらはベンダーに伝えるべきです。

これらが整理されていない状況でベンダ-を選ぶなど愚の骨頂です。
マッチしないベンダーと契約してからでは遅いのです。

システム屋に必要なヒヤリング能力とは

システム屋に一番必要なスキルは何でしょうか?

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技術でしょ。ハズレ:それは出来て当然なので不正解。

コミュニケーション能力でしょ。ハズレ:アバウト過ぎてダメです。

ずばりヒヤリング能力です。
口上手いとか下手だろうが関係ない。
このスキルがなんといっても最優先です。

相手から
「やりたいこと」
「つくりたいこと」
「実現したいこと」
「解決したいこと」
これらを聞き出す能力です。

そんなこと普通って思った方。
本当に出来てますか?

私が数多くのシステムエンジニアとか営業を見て来ましたが
本当の意味でのヒアリングを出来ている方は少ないです。

なぜでしょうか?

では例をあげます。

ヒアリングが出来ていない方の例

相手の要求をそのまま受け入れようとするのです。
(相手)「これをこうして欲しいです」
(システム屋)「わかりました。さらにここをこうするとよくなりますよ」
(相手)「ではお願いします」

私はこれを「ガキの使い」とよんでます(失礼ww)

ヒアリングが出来る方の例

(相手)「これをこうして欲しいです」
(システム屋)「わかりました。でも何故こうしたいと思ったのですか?」
(相手)「実はこれができなくて、こうしたほうがいいかと思いました」
(システム屋)「このやり方でもいいのですが、この問題の解決には別のこのやり方のほうがいいと思います。」
(相手)「確かにそうですね。あなたの提案の方でお願いします。今気づいて良かったです」

違いは何でしょうか?

ヒアリング能力とは

相手の立場になって考えているということ。
つまり、意図を知ることが重要です。

そのためには常に疑問をもつこと。
それが顧客であってもです。
顧客が常に正しい回答をするわけではないのです。
そういった前提でのツッコミを意識しないといけません。

これが出来てはじめて、
システム開発屋のヒアリング力があるといえるのです。

見積依頼する前にRFPを作成しよう

すぐに見積もり依頼をしてはいけない

例えば、自社でサービスを始めたいと思ったとする。

インターネット通販、ホームページ制作、SNSやポータルサイト・・・・
手っ取り早く自分で無料ホームページやブログで作るのも「アリ」だけど、自分がお客だとして、そんなところを使いたい(買いたい)とは思わないよね。ビジネスとしてやるのであれば、プロ(業者)に任せるのが正しい。では業者(ベンダー)へ発注すると仮定しよう。

最初に何をすべきか?

「ネットでググって、2・3社に見積もり依頼すればいいんじゃないの」
うーん。間違ってはいないが、まだそれは早い。

最初にやるべきことは、RFP(Request For Proposal、アールエフピー)を作ること。

RFPとは

RFPとは日本語の意味でいうと、提案依頼書、提案要望書、見積依頼書、要求仕様書など。文字のとおりで、発注者が何を作ってほしいか仕様や基準、条件を決めておいてこれを元に、業者に見積書や提案書を作ってもらうのだ。

書面にすることのメリットは、
・作ってほしいものが具体的に「整理」される。
・「言った・言わない・忘れた」を防ぐことができる。
・相見積の際に同じ説明をする「手間」も省ける。
そして一番のメリットは、業者にここは「ちゃんとした会社」だからいい加減なことはできないなと思わせることなのだ。
なので面倒とは思わずにぜひRFPは作成することを勧めたい。

参考:発注までの流れ

発注者:RFP作成、NDA作成
発注者:見積参加の業者選定
業 者:見積書や提案書作成
発注者:RFPを元に見積・提案書を査定。業者決定
発注者:発注書、契約書作成
業 者:注文請け書作成
業 者:具体的な作業開始