システム発注時にはRFPを作る

2009年にも同様のエントリを書いていたw
見積依頼する前にRFPを作成しよう

昔も今も変わらないものがある

ソフトウェア業界は年々分野が増えて来ており、
開発の段取り的なことは同じ軸では語れません。

しかしながら、発注の一発目にやるべきことは、まったく変わっていません。
なにをやるかというと、RFPを作ること。
もちろん、作るのは発注者ですよw

RFPは全ての起点

RFP(あーるえふぴー)=Request For Proposal=提案依頼書

簡単に言うと、作ってほしいシステムの条件(要求)を書いたもの。

RFPを読んだベンダーがシステム提案書を作るのが王道の流れです。
ベンダーにまる投げではいいものなど出来ないわけです。

RFPを書くことで、要求仕様が明確になることに自ら気が付きます。
何が最優先事項なのかも重要です。
価格・機能・納期・品質・予算消化なのか?
発注者にも事情があるでしょうから、それらはベンダーに伝えるべきです。

これらが整理されていない状況でベンダ-を選ぶなど愚の骨頂です。
マッチしないベンダーと契約してからでは遅いのです。

見積依頼する前にRFPを作成しよう

すぐに見積もり依頼をしてはいけない

例えば、自社でサービスを始めたいと思ったとする。

インターネット通販、ホームページ制作、SNSやポータルサイト・・・・
手っ取り早く自分で無料ホームページやブログで作るのも「アリ」だけど、自分がお客だとして、そんなところを使いたい(買いたい)とは思わないよね。ビジネスとしてやるのであれば、プロ(業者)に任せるのが正しい。では業者(ベンダー)へ発注すると仮定しよう。

最初に何をすべきか?

「ネットでググって、2・3社に見積もり依頼すればいいんじゃないの」
うーん。間違ってはいないが、まだそれは早い。

最初にやるべきことは、RFP(Request For Proposal、アールエフピー)を作ること。

RFPとは

RFPとは日本語の意味でいうと、提案依頼書、提案要望書、見積依頼書、要求仕様書など。文字のとおりで、発注者が何を作ってほしいか仕様や基準、条件を決めておいてこれを元に、業者に見積書や提案書を作ってもらうのだ。

書面にすることのメリットは、
・作ってほしいものが具体的に「整理」される。
・「言った・言わない・忘れた」を防ぐことができる。
・相見積の際に同じ説明をする「手間」も省ける。
そして一番のメリットは、業者にここは「ちゃんとした会社」だからいい加減なことはできないなと思わせることなのだ。
なので面倒とは思わずにぜひRFPは作成することを勧めたい。

参考:発注までの流れ

発注者:RFP作成、NDA作成
発注者:見積参加の業者選定
業 者:見積書や提案書作成
発注者:RFPを元に見積・提案書を査定。業者決定
発注者:発注書、契約書作成
業 者:注文請け書作成
業 者:具体的な作業開始

見積もりには注意する

お金さえかければ、なんでも作りますよ

システム開発依頼が来るときにこう切り出すお客さんが多い。
「こういう機能のシステムを作りたいんだけど見積もりしてくれないか。」
良くある話かもしれないが、実は一番困るのだ。

つまり見積もり価格の上限がないのが問題。
・価格がいくらかかっていいから最高のものを作る。
・決められた価格の範囲内でできる限りの最高のものを作るのか。
ちなみにうちは価格指定がなければ、前者で見積もる。

値段が同じでも、中身は同じではない

初めて依頼するような会社には後者で相見積もりをするか、試作やデモのシステムを作ったもらい、どういった開発をするのか判断してからでも遅くはない。なんでこんな面倒なことをするかというと、同じような規格のものを複数の会社に見積もり依頼して、安い会社に決めるのは正しいやりかたで議論の余地はない。

だが、ソフトウェアの世界は作った会社により違いがでるもの。結果として同じものなることはない。
よって安ければいいという選択は必ずしも正しいとは言えない。

痛い目に会うのも、勉強ですよ

痛い話をいろいろと耳にするのだ。
・納期になっても完成しない会社もある。
・保守はせず、作り逃げの会社もある。
・開発費は安いが保守費用でぼったくる会社もある。
・完成後、仕様変更依頼をしたら僅かな修正でも法外な請求をする会社もある。
このような会社に当たる可能性はないとは言えないのだ。
注意されたし・・

根拠のない値切り客には、「どうぞ他に行ってください」と言ってしまう、自分って(営業失格か?)